What to Prepare Before a First Consultation

Cuando un cliente llega a nuestra oficina por primera vez, suele tener una idea general del evento pero pocos datos concretos sobre el espacio, el presupuesto o los tiempos. Es normal. La primera consulta no es una presentación formal, sino una conversación para ordenar lo que todavía está disperso.

Lo que más ayuda en esa reunión es llevar tres cosas: el lugar donde se hará el evento (aunque sea una foto del salón o la dirección exacta), las fechas tentativas con margen de movimiento, y una lista de lo que ya se decidió —por ejemplo, si habrá catering, si la marca ya tiene una paleta de colores definida o si el lanzamiento es para un producto específico.

Con eso alcanza para empezar. Nosotros nos encargamos del resto: relevamos el espacio, verificamos la capacidad eléctrica, revisamos accesos para el transporte de equipos y calculamos los tiempos de armado. Pero si llegás con el plano del recinto o con las medidas del stand que tenés en mente, la conversación avanza mucho más rápido.

También conviene pensar qué es lo que más te preocupa. ¿El presupuesto? ¿El cronograma? ¿La estética? Esa información nos permite priorizar y proponer alternativas concretas desde la primera reunión, en lugar de ofrecer un paquete genérico que después hay que ajustar.

• Dirección y características del espacio: medidas, altura, acceso para camiones, disponibilidad de energía.
• Fechas tentativas y horario estimado del evento, con un plan B si la fecha es flexible.
• Referencias visuales: fotos de stands, escenografías o activaciones que te gusten, aunque sean de otra industria.
• Lista de proveedores que ya tengas confirmados o que quieras que coordinemos nosotros.
• Presupuesto aproximado, aunque sea un rango amplio. No hace falta un número exacto.

No hace falta llegar con un documento formal ni con un brief perfecto. La consulta sirve justamente para eso: para que nosotros hagamos las preguntas correctas y vos salgas con un panorama más claro de lo que implica tu evento.